Administration und Nutzer*innen

Administrator*innen

Administratoren haben jeweils 1 GB Speicherplatz. Hier müssen wir abwarten, wie sich die Quota auf die globalen Ordner auswirkt.

  • Christoph Knoke
  • Christopher Donath
  • Jannes Rosenberg

Foto-Archiv

Eine der Hauptgründe für eine eigene Cloud, war und ist der Gedanke, ein Fotoarchiv auzubauen, um für Print- und Onlinepublikationen des Landes nutzbares Bildmaterial nicht umständlich suchen zu müssen.

Um diese Nutzbarkeit zu gewährleisten gelten folgende drei Grundvoraussetzungen:

  • Die Bilder müssen in angemessener Qualität vorliegen. Solltet ihr nicht sicher sein, ob die bspw. die Auflösung ausreicht, fragt gerne bei uns nach.
  • Urheber*innen müssen klar erkennbar und mit der Publikation einverstanden sein.
  • Abgebildete Personen müssen ihr Einverständnis zu einer Veröffentlichung (über die Anmeldung oder eine gesonderte Einverständniserklärung) gegeben haben.

Bitte beachten

Darüber hinaus bitte Folgendes unbedingt berücksichtigen:

  • Die Ordnerstruktur ist folgendermaßen:
    Jahr | Maßnahme | Urheber*in
  • Bitte legt in jedem Medienordner eine Textdatei an (im Browser auf das „+“ unterhalb des oberen blauen Balkens klicken), die den Namen des*der Urherber*in und Lizenzhinweise (Copyright, …) sowie ggf. Kontaktangaben enthält.
  • Bitte sortiert die Bilder vorab (Duplikate und thematische Dopplungen vermeiden) und überprüft grob, ob die Bilder für Publikationen brauchbar sind.
  • Bitte ladet ausschließlich jpg/jpeg-Dateien hoch. Sollten Rohdaten vorliegen, kann für eine spätere Nutzung ein Hinweis in der Textdatei nützlich sein.

Vorgehen zur Einrichtung von Nutzer*innen, Gruppen und Gruppenordnern

Nutzer*innen anlegen

  • Benutzernamen  wählen: vorname.nachname (klein, mit Punkt dazwischen, am liebsten einheitlich).
  • Passwort: leer lassen, da sonst keine Benachrichtigung an neue Benutzer*innen verschickt wird
  • Gruppe auswählen (sollte die benötigte Gruppe noch nicht bestehen, diese zunächst anlegen).
  • „Benutzer als Administrator auswählen für …“ bitte bis auf weiteres leer lassen!
  • Kontingent: Bitte „0 MB“ eingeben (Schreiben Gruppen- und globale Ordner ist dennoch möglich). Ausnahme Hauptberufliche. Hier bitte 1 GB auswählen.
  • Nutzer*in in Mailverteiler nextcloud.info@vcpnds.de eintragen!

Gruppen anlegen

  • über „+“ Gruppe hinzufügen für jeden Bereich (Landesleitung, e.V.-Vorstand, LRV, HAL, …) eine Gruppen anlegen.

Gruppenordner anlegen

  • Der Menüpunkt zum Anlegen von Gruppenordnern befindet sich im Administrationsbereich unter Einstellungen an vorletzter Stelle in der linken Menüleiste.
  • Für jede Gruppe einen Gruppenordner anlegen. Das Kontingent zunächst mit 1 GB festlegen. Ausnahmen für Gruppen des Landesteams und Projekte sind möglich.

Folgende Gruppen bestehen:

  • e.V.-Vorstand
  • Hauptberufliche
  • Landeslagerleitung
  • Landesleitung
  • Landesratsvorstand
  • Landesversammlungsvorstand
  • PG Öffentlichkeitsarbeit
  • Podcast
  • Vertrauenspersonenteam
  • Weihnachtskothe
  • BR und BV Delegierte

Gruppenpflege

Bei Veränderungen in den Gremien, diese bitte auch in den Gruppen entsprechend berücksichtigen, also alte Mitglieder entfernen und neue ergänzen.

Löschen von Nutzer*innen

Nutzer*innen, die keiner Gruppe (mehr) angehören, bitte löschen!

Stand: 12.11.2020


Die folgenden Dinge entsammen der frühen Testphase und müssen angepasst werden:

Zweck der Nextcloud

Grundsätzlich wurde die Nextcloud dazu eingerichtet, Fotos von Landesmaßnahmen zentral zu speichern. Da die Anbindung des Synology-NAS für eine Nutzung von außen zu langsam ist, sollen hier alle neuen Bilder bereitgestellt werden. Inwieweit alte Bilder (vor 2018) hier ebenfalls gespeichert werden, ist noch zu klären.

Darüber hinaus können die jeweiligen Arbeitsbereiche die Nextcloud als gemeinsame Dateiablage verwenden.

Ordnerstruktur

Allen Nutzer*innen-Gruppen stehen folgende Ordner zur Verfügungen, deren Inhalt von allen gelesen und geändert werden kann. Bitte keine Dateien ohne Absprache löschen oder überschreiben (gilt insbesondere für den Ordner Vorlagen):

  • Fotos
  • Publikationen
  • Vorlagen
  • je Gruppenmitgliedschaft ein Gruppenordner (z.B. PG Öffentlichkeitsarbeit)

Die jeweiligen Unterordner werden wie folgt angelegt:

  • Jahr
  • Maßnahme (bei Fotos)
  • Urheber*in

Bitte legt in jedem Medienordner eine Textdatei an, die den Namen des*der Urherber*in und Lizenzhinweise (Copyright, …) sowie ggf. Kontaktangaben enthält.

Freigaben

Dateien, die in den Gruppenordnern gespeichert werden, sind grundsätzlich nur für die eigene Nutzer*innengruppe sichtbar. Vor der Freigabe von Unterordnern bitte prüfen, ob es nicht sinnvoller ist, einen*eine Benutzer*in (temporär/grundsätzlich) der entsprechenden Gruppe zuzuweisen.

Freigaben bitte nur in Ausnahmefällen und grundsätzlich mit Ablaufdatum setzen!

Bitte beachten

Der WebDAV-Pfad lautet https://nextcloud.vcpnds.de/remote.php/webdav/. Alternativ könnt ihr auch den Nextcloud-Client verwenden (https://nextcloud.com/install/). Hierfür müsst ihr aber einen Spiegel eurer Daten auf eurer Festplatte anlegen.

Bitte in den privaten Bereich der Cloud nur Daten schreiben, die für andere nicht von Bedeutung, da diese beim Löschen des Accounts ebenfalls gelöscht werden!